مديريت تحقيق

اسلام علاوه بر کنترل شخصی و درونی به کنترل از طریق دایره نظارت و بازرسی توجه داشته است .

در این زمینه حضرت علی(ع) در مورد ارزیابی در مدیریت به مالک اشتر می فرماید که  :

«... پس اعمال آنها را زیر نظر بگیر و ناظرانی که از افراد صادق و وفادار باشند بر آنها بگمار ،چون نظارت پنهانی از اعمالشان ،آنها را وادار به رعایت امانت و مدارا با مردم می کند . رفتار کارگزاران را بررسی  کن و افرادی راستگو و وفا پیشه بر آنان بگمار که مراقبت و بازرسی پنهانی  تو از کار آنان ، سبب امانت داری و مهربانی با رعیت خواهند بود...»

تعریف کنترل

کنترل عبارت است از بررسی فرایند هدایت گروهی از متغییرها برای رسیدن به هدفهای کلی تعیین شده .

هشت اصطلاح در موضوع کنترل سازمان:

1- سازمان : همکاری گروهی از افراد برای رسیدن به هدف یا هدفهای کلی تعیین شده .

2- استراتژی: برنامه عملیاتی بلند مدت که حاکم بر خط مشی سازمانی است .

3- خط مشی : شیوه یا شیوه های هدایت سازمان .

4- برنامه ریزی : پیش بینی گروهی از فعالیتها قبل از انجام آنها

5- کنترل استراتژی ها : کلیه روش ها و تجزیه و تحلیلهای مورد استفاده برای ارزیابی و اصلاح استراتژی ها به منظور  تطبیق فعالیتهای سازمان با نیازهایی که برای بقاء سازمان لازم است .

6- کنترل سازمانی : هدایت تعدادی از متغیر ها ( افراد،ماشین آلات و تجهیزات ) برای رسیدن به هدفهای کلی سازمان.

7- کنترل مدیریت : کلیه روشها ، دستور عمل ها و طرح ها ، شامل نظامهای کنترل مدیریت که برای اطمینان یافتن از انطباق آنها با استراتژی ها و خط مشی های سازمانی مورد استفاده مدیریت قرار می گیرند.

8- نظام کنترل مدیریت : ساختار و فرایند سازمان داده شده منظمی از کل ساز و کار مدیریت و سازمان می باشد.

نظامی را که در کارهایی از قبیل جمع آوری ، تجزیه تحلیل و ارزیابی اطلاعات برای استفاده از آن در کنترل فعالیت های سازمان می کوشد را  « نظام کنترل مدیریت» می گویند .

قانون TRAC:

>

Timely: providing the most up - to – date information  available

Relevant: giving information that relates to and enhances understanding of key issues

Accurate : ensuring that the information is a reliable and valid representation of what is happening

Complete : providing information that is sufficiently comprehensive  to represent all of the important aspects of the situation 

هر نظام کنترل چهار جزء دارد :

1- شیوه مشاهده و بازبینی عملیاتی که کنترل شده و مورد مشاهده و اندازه گیری قرار میگیرند . « مشاهده»

2- شیوه برآورد که کارکرد یک فعالیت و یا سازمان را ارزیابی میکند . « ارزیابی »

3- شیوه رفتاری که مربوط به تغییر و یا تعدیل کارکرد یک سازمان است« اصلاح »

4- ارتباط اطلاعات موجود بین سه شیوه مذکور  «ارتباطات»

در پیشرفت هر سازمانی سه رکن مهم قرار دارد:

3- ارزیابی  و ارزشیابی :   ارزیابی کاملا کمی است .

                                 ارزشیابی هم کمی است و هم کیفی

شرایط کنترل در سازمان : 

1- محیطی که سازمان در آن قرارگرفته و فعالیت می کند ، محیط خارجی و محیط داخلی

2- حد تمایلی که سازمان برای خارج شدن از کنترل درخود می بیند . این تمایل بستگی به شخصیت کارکنان ، حیطه مسئولیت مدیران ، ساختار تشکیلاتی سازمان ،کیفیت رهبری و درجه شناخت کارکنان از کارهایی که می کنند ،خواهد داشت .

3- شیوه های اجرایی کنترل برای مشاهده ، برآورد و تعدیل تمایلات سازمان که باعث خواهد شد سازمان به هدف نهایی خود نرسد .

شرایطی که باعث پیچیدگی در نظام کنترل مدیریت می گردد:

1- سازمان متشکل از قسمتها ، ادارات و گروه های مختلفی با درجات مشخصی از استقلال عملیات است .

2- معیارهایی که برای ارزیابی عملیات سازمان مورد استفاده قرار می گیرند .

3- کنترل مدیریت شامل کنترل های رسمی و غیر رسمی است . 

سه نوع فرایند کنترل و برنامه ریزی : 

1- کنترل و برنامه ریزی استراتژیک . جهت تصمیم گیری و ارزیابی هدفهای کلی سازمان

2- کنترل مدیریت . مدیریت اطمینان می یابد که سازمان استراتژی ها را به مرحله اجرا رسانیده است .

3-  کنترل وظیفه ای . وظایف مشخص سازمان به طور موثر و مناسب انجام یافته است .